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RGPD - Charte Vie Privée de la Ville de Chimay

RGPD - Charte Vie Privée de la Ville de Chimay

Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

 

1. Introduction

 

La présente Charte est une déclaration de respect de la vie privée et de protection des données personnelles.

L’Administration communale de Chimay est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « règlement européen sur la protection des données ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

L’Administration communale de la Ville de Chimay ne collecte d'informations personnelles qu'à condition qu'elles soient fournies sur base volontaire à l’exception de l’utilisation des données dans le cadre de ses missions d’intérêt public. En sollicitant ses services, vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté les conditions énoncées dans la présente Charte ainsi que les objectifs et méthodes de traitement qu’elles impliquent.

2. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

 

Le responsable des traitements de données collectées et/ou traitées dans le cadre des services communaux est la Ville de Chimay (représentée par son Collège communal) dont le siège social est établi à Grand’Place, 13 - 6460 Chimay et inscrite à la BCE sous le numéro 0207.300.678.

3. Qui est l’utilisateur ?

 

Toute personne physique en relation avec l’Administration communale de la Ville de Chimay par le biais de ses services communaux.

Le RGPD ne couvre pas le traitement des données qui concernent les personnes morales, et en particulier des entreprises dotées de la personnalité juridique.

Toutefois, si la personne morale porte le nom d’une personne physique (par exemple « Peter Janssens SA »), elle peut se prévaloir de la protection du RGPD et ce, au regard du traitement de cette donnée considérée dès lors comme une donnée personnelle au sens du RGPD.

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

 

Pour la bonne gestion de vos demandes et des dossiers, les agents de l’Administration communale de la Ville de Chimay pourraient être amenés à récolter les données à caractère personnel suivantes:

  • Données d’identification (par exemple : nom, prénom, numéro de carte d’identité, numéro de téléphone, e-mail, etc.) ;
  • Données concernant des caractéristiques personnelles (par exemple : photo d’identité, âge, sexe, date et lieu de naissance, etc.) ;
  • Données concernant des caractéristiques du logement (par exemple : adresse, type de logement, etc.);
  • Données physiques (par exemple : une photo d’identité permettant de distinguer la couleur de vos cheveux, de vos yeux, etc.) ;
  • Données psychiques, ou de santé en général (par exemple : certificats médicaux, groupe sanguin, etc.);
  • Composition de ménage ;
  • Profession et emploi ;
  • Données judiciaires (par exemple : demande de casier judiciaire) ;
  • Etudes et formations (par exemple : diplôme, C.V. en cas de candidature);
  • Données financières (par exemple : numéro de compte en banque, l’identité du titulaire du compte en banque, etc.) ;
  • Habitude de vie, loisirs… (par exemple : un C.V., etc.)

Cette liste est exemplative et non limitative.

5. Sur quels fondements traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données récoltées sont traitées pour permettre une gestion efficace des dossiers au sein des services de l’Administration communale de la Ville de Chimay.

Le traitement ne pourra être réalisé que si au moins l’une des conditions suivantes est rencontrée :

  • Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.
  • Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
  • Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique.
  • La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
  • Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.

6. A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel ?

 

Les finalités du traitement varient selon les services concernés de l’Administration communale de la Ville de Chimay.

Les finalités générales des autorités publiques sont, à l’égard des utilisateurs :

  • La gestion des registres de l’Etat civil, permis de conduire, carte d’identité… ;
  • La gestion des taxes et redevances ;
  • La gestion des permis divers ;
  • La gestion des relations avec le public ;
  • Et, plus généralement encore, la bonne gestion des dossiers qui lui sont soumis afin d’accomplir ses missions de services publics ;

Cette liste est exemplative et non limitative.

7. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

 

Les données à caractère personnel seront conservées selon la durée fixée par les dispositions légales applicables et à défaut, dans la limite de la finalité du traitement.

 

8. Qui sont les destinataires des données collectées ?

 

Dans le cadre des traitements de données précités, l’Administration communale de la Ville de Chimay peut être amenée à communiquer vos données aux personnes ou organismes suivants :

 

  • L’utilisateur lui-même, conformément aux réglementations en vigueur;
  • Les services de l’Administration communale de la Ville de Chimay;
  • D’autres administrations publiques (locales, provinciales, régionales ou fédérales), si nécessaire (obligations légales, mission de service public…) ;
  • Des instances judiciaires, et pour ses propres besoins, dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs missions respectives.
  • Des administrations fiscales et sociales, dans la mesure nécessaire au respect des obligations de l’Administration communale.
  • Des sous-traitants qui se sont engagés à protéger les données personnelles qui lui sont confiées par l’Administration communale de la Ville de Chimay.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

 

En tout état de cause, la Commune ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

 

9. Quels sont vos droits ?

 

Vos droits en tant qu’utilisateurs sont énumérés dans les articles 12 à 22 du RGPD.

 

Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir de la Commune la confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données.

 

Droit de rectification

Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.

 

Droit à l’effacement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
  • Les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
  • La personne concernée retire son consentement et qu’il n’existe pas d’autre base de légitimation du traitement ;
  • Dans certains cas particuliers, lorsque la personne concernée, s’oppose au traitement.

 

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

 

 

Droit à la portabilité des données

Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondée sur le consentement explicite de la personne concernée (article 6, § 1er, a) ou article 9, § 2, a)) ou sur l’exécution d’un contrat (article 6, § 1er, b)) du RGPD. Notez que les autorités publiques traitent des données à caractère personnel essentiellement parce qu’elles en ont l’obligation ou exercent des missions d’intérêt public ou relevant de leur exercice.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, par. 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, la Ville de Chimay doit cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

 

10. Comment faire valoir vos droits ?

 

Toutes les demandes relatives au RGPD ou aux droits susmentionnés pourront être adressées au délégué à la protection des données (« DPO »), soit par courrier (Grand’Place 13, 6460 Chimay), soit par e-mail (dpo@ville-de-chimay.be).

 

Si l’utilisateur fait appel à l'un de ces droits, l’Administration communale de la Ville de Chimay s’assurera de l'identité de l’utilisateur avant de traiter la demande. L’Administration communale de la Ville de Chimay répondra dans un délai raisonnable à la demande de l’utilisateur.

 

Si les demandes de l’utilisateur sont manifestement infondées ou excessives, l’Administration communale de la Ville de Chimay pourra refuser de répondre à la demande.

 

L’Administration communale de la Ville de Chimay peut refuser de répondre à la demande de l’utilisateur si elle est en conflit avec une autre obligation légale, à condition que ce refus soit sans préjudice des droits fondamentaux et des libertés fondamentales.

 

Lorsque le traitement est uniquement basé sur votre consentement, il vous est loisible de retirer votre consentement par demande écrite adressée au responsable de traitement, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement. Vos données sont conservées tant que vous ne nous faites pas part de ce souhait et que le délai de conservation n’est pas expiré.

 

11. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?

 

L’Administration communale de la Ville de Chimay est très attentive à la sécurité et la confidentialité de données personnelles de l’utilisateur.

 

L’Administration communale de la Ville de Chimay  a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des données.

 

Des fonctionnaires désignés par l’administration communale de la Ville de Chimay peuvent accéder aux données au moyen de leur identifiant et de leur mot de passe personnel. Seuls ces fonctionnaires ont accès aux données.

 

Les données ne seront transmises à aucun tiers sans votre consentement, à l’exception de nos sous-traitants, que l’Administration communale de la Ville de Chimay sélectionne avec soin et rigueur en vue de l’exécution de nos services.

 

Lesdits sous-traitants n’agiront que sur instruction de l’Administration de la Ville de Chimay et pour leur compte. Ils prendront les mesures nécessaires à la sécurité et à la confidentialité lors du traitement des données et se conformeront à la présente charte.

 

12. Clause de limitation de responsabilité.

 

La responsabilité de l’Administration sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect.

La Ville de Chimay ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d’une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.

La Ville de Chimay tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. La Commune décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.

13. Quelles sont les sources des données à caractère personnel ?

 

Les données à caractère personnel, lorsqu’elles ne sont pas directement collectées auprès de la personne concernée, proviennent essentiellement « d’applications ou programmes » auxquels nos services ont accès afin de réaliser nos missions de service public (par exemple : accès au Registre national pour réaliser les cartes d’identité, etc.)

14. Existe-t-il une prise de décision par traitement automatisé ?

 

Le traitement des données à caractère personnel des utilisateurs par l’Administration de la Ville de Chimay ne repose pas sur un traitement automatisé des données.

15. Qu’en est-il du transfert de données hors-UE?

 

Aucun transfert des données à caractère personnel n’est effectué directement hors-UE par l’Administration de la Ville de Chimay.

16. A qui adresser vos questions/plaintes ?

 

Si vous pensez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous vous invitons à nous contacter en envoyant un courrier électronique à ZHBvQHZpbGxlLWRlLWNoaW1heS5iZQ== ou un courrier ordinaire à l’adresse reprise ci-dessous :

Ville de Chimay

A l’attention du DPO

Grand’Place 13

6460 CHIMAY

 

Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Toute réclamation, toute plainte ou tout grief peut être adressé en envoyant un courrier électronique à ZHBvQHZpbGxlLWRlLWNoaW1heS5iZQ== ou un courrier à l’adresse précitée.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

 

Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail:
contact(at)apd-gba.be

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Au cas où l’utilisateur subit un préjudice suite au traitement de ses données personnelles, il peut également intenter une action en dommages et intérêts devant le tribunal de première instance de son domicile.

17. Droit applicable et juridiction compétente

 

La présente Charte est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution de la présente charte fera l’objet d’une tentative de médiation amiable. En cas d’échec, le litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Hainaut.

La Ville de Chimay se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, s'il le juge opportun.

 

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